A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS PARA O TURISMO

O turismo é uma atividade econômica que pode gerar tanto impactos positivos quanto impactos negativos nos destinos turísticos em relação ao meio ambiente, sociedade, cultura e economia.

A atividade turística, assim como as demais atividades humanas, precisa ser planejada para o alcance de objetivos futuros. Neste sentido, o setor público tem papel crucial no desenvolvimento, ordenamento, gestão, fomento e fiscalização do turismo em bases sustentáveis, tanto na implementação de políticas públicas, quanto na realização e apoio a projetos que satisfaçam turistas, aumentando sua permanência, e residentes, melhorando sua qualidade de vida.

A implementação de políticas públicas e/ou projetos surgem por vezes de solicitações, necessidades, oportunidades de mercado ou como meio de realizar os planos de turismo, por exemplo. O cenário de competitividade e inovação demanda das organizações públicas – a exemplo da experiência do setor privado - a busca por ferramentas que permitam o alcance eficaz de seus objetivos. Neste sentido, o gerenciamento de projetos é uma prática que transcreve o planejamento em resultados mensuráveis; utilizando para tal diferentes processos ao longo do ciclo de vida “do projeto”, que são tratados por um conjunto de técnicas em comum que os subdivide em diferentes áreas do conhecimento, a saber:

· Gerenciamento da integração do projeto – Envolve os processos de estruturação do projeto, de integração de todos os componentes/etapas;

· Gerenciamento do escopo do projeto – Envolve os processos do trabalho necessário a realização do projeto, controlando o que deve ser incluído ou não;

· Gerenciamento do tempo do projeto – Envolve os processos de controle do prazo para realização do projeto;

· Gerenciamento dos custos do projeto – Envolve os processos de controle do orçamento para realização do projeto;

· Gerenciamento da qualidade do projeto – Envolve os processos de controle de qualidade do projeto, conforme as necessidades que demandaram sua realização;

· Gerenciamento dos recursos humanos do projeto – Envolve os processos de organização e administração da equipe do projeto;

· Gerenciamento das comunicações do projeto – Envolve os processos de comunicação das informações necessárias para os stakeholders;

· Gerenciamento dos riscos do projeto – Envolve os processos de análise e administração de ameaças e oportunidades adversas que possam afetar os objetivos do projeto;

· Gerenciamento das aquisições do projeto – Envolve os processos de administração das aquisições necessárias a realização do projeto.

· Gerenciamento dos stakeholders – Envolve os processos de satisfação e engajamento das partes interessadas, ou seja, das pessoas e organizações relacionadas e impactadas pelo projeto.

Para garantir a eficiência e confiabilidade do Projeto Ariranha, a Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP) Instituto Ekko Brasil, utilizou a metodologia de gerenciamento de projetos como aliado ao desenvolvimento de um projeto com base na pesquisa e no desenvolvimento do turismo de conservação de base comunitária com participação de eco voluntários.

PROJETO ARIRANHA

O Projeto Ariranha, criado desde 2013 e estabelecido em Aquidauna, no Mato Grosso do Sul, consiste no desenvolvimento do turismo de conservação de base comunitária, tendo a ariranha como espécie bandeira. Além da proteção e empatia com a espécie ameaçada, este projeto envolve o engajamento comunitário e dos turistas.

Os turistas assumem o papel de eco voluntários, participando ativamente em ações de conservação, e a população divulga seus produtos regionais, cria pousadas familiares, valoriza sua cultura e patrimônio natural - criando a base comunitária do projeto.

Assim, tanto a mobilização social, quanto a educação ambiental são temas transversais do projeto, que ainda é sucesso! A fórmula veio não só do caráter empreendedor e inovador do projeto, mas do planejamento eficiente e do engajamento dos stakeholders.

Neste sentido, foram utilizadas ferramentas de boas práticas do gerenciamento de projetos, segundo o guia de gerenciamento de projetos PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge) do Project Management Institute – PMI (reconhecida instituição internacional sem fins lucrativos que associa profissionais de gestão de projetos).

As publicações sobre o projeto Ariranha descrevem o uso de processos de 9 das 10 áreas do conhecimento do gerenciamento de projetos. E embora não descrevam o gerenciamento dos stakeholders como área trabalhada especificamente, é possível reconhecer o envolvimento das partes interessadas como preocupação integral do projeto e objetivo alcançado.

Com base no Termo de Abertura do projeto, que oficializou o patrocínio, o projeto foi iniciado. Indicados e em sintonia pelo gerenciamento de integração, o escopo definiu as fases e entregas mais importantes que deram base aos processos e atividades do projeto, com tempo controlado pelo software Open Projetc, segundo análise do gerenciamento do tempo. Ainda relativo ao tempo relacionado ao gerenciamento dos custos, tanto gastos quanto atividades foram organizados por trimestre, conforme liberação da verba de patrocínio. Com a mesma periodicidade eram produzidos os relatórios de inspeção referente ao gerenciamento da qualidade.

O plano de gerenciamento de recursos produziu um mapa mental organizando entradas, técnicas e ferramentas e saídas de cada processo e ainda um organograma que relacionava hierarquicamente os stakeholders envolvidos. Para garantir a sustentabilidade das ações, foram realizadas capacitações por workshops, e estímulo a cursos de pós-graduação.

O gerenciamento de comunicação visou fortalecer para os stakeholders a imagem do projeto, do patrocinador e do realizador (Instituto Ekkos), enquanto que para o público interno (equipe) a comunicação ocorreu por meio de reuniões informais por semana e formais por mês; com apresentações orais e de relatórios. As ferramentas mais utilizadas para comunicação a distância foram o Dropbox (para arquivos) e Skype (para mensagens e ligações on-line).

O gerenciamento de riscos era discutido e organizado em reuniões, conforme categoria do risco e para o gerenciamento das aquisições, conforme os ativos da organização (lições aprendidas e recomendações ou modelos relacionados), e foi utilizado um formulário de declaração de trabalho (SOW), próprio do Instituto Ekko Brasil. Onde, constavam critérios para a aquisição de cada produto ou serviço, bem como para a escolha dos fornecedores que foram selecionados mediante pesquisa na internet, reuniões presenciais e opinião especializada.

Como metodologia, além de reuniões (com autores, equipe e patrocinadores), participação em eventos de stakeholders, levantamento de dados (do IBGE, PNUD, IDEB etc.), referências de boas práticas e lições internas aprendidas; vários softwares foram testados e utilizados para a construção do projeto, entre eles: o Open Project – principal ferramenta de gestão do projeto, o WBS Tool (para construção de organogramas, hierarquia do projeto, entre outros) o Dropbox (para compartilhamento de arquivos), o FreeMind, o XMind (ambos para criação de mapas mentais), o GVSIG (Ferramenta para gerenciamento e análise de dados geográficos), Numbers e Excel (para criação de planilhas em geral e do Fluxo de Caixa do projeto) e dois processadores de texto: Word e Pages.

Esta iniciativa perdura até hoje, mas na própria publicação vinculada ao projeto que deu base a este texto, enfatiza a importância das habilidades e competências do gestor de projetos para que integre esforços, atuando com os stakeholders (equipe, patrocinador, agências de turismo responsáveis pelo envio de eco voluntários, e com as lideranças comunitárias) e obtenha sucesso na elaboração, desenvolvimento e encerramento do projeto com sucesso!

CARVALHO JUNIOR, O.; DUTRA, P. C.; ALVES, V.; RAMOS, P. Projeto Ariranha: aplicação do gerenciamento de projetos visando à conservação da biodiversidade. NAVUS - Revista de Gestão e Tecnologia, v. 4, n. 2, p. 33-49, 2014. Disponível em: http://navus.sc.senac.br/index.php/navus/article/view/178